アウトルック時短術 効率爆上げのテクニック
こんにちは!ワタツクのケントです。
会社員の皆さんなら使った人も多いであろうアウトルックの効率を爆上げしてくれるテクニックをご紹介していきたいと思います。
アウトルックは意外と時短術やショートカットがあまり知られていないですが(私自身が全然知らず、あるとも思っていませんでした)、かなりショートカットのバリエーションも多く時短にすることができます。
私がこれまでで特に知っていてよかったなと思ったテクニックを紹介していきたいと思います。
フォルダ分けは「受信トレイ」と「アーカイブ」のみでいい
まず1点目はフォルダ分けはほとんどしなくていいということです。
これまで私もフォルダ分けはしていたのですが、実際フォルダ分けすることで後で見返す際にかなり役立ったということはありませんでした。
結局メールを探すときは全体で検索してしまいます。
それでは受信トレイとアーカイブをどのように使い分けるのか。
まず受信トレイにメールが来て、そのメールに対して自分が何か実際に手を動かしたり作業が必要な場合は受信トレイに残しておきます。
それ以外の共有メールなどの実際の作業に関わらないメールは全てアーカイブに入れます。
そうすることで受信トレイは自分のやることリストになります。
メール画面も非常にすっきりして、やることが明確になるので効率的に仕事を進めることができます。
ちなみにアーカイブに移動する方法はバックスペースを押すだけで移動してくれるのでとても簡単です。
時短ショートカットキー
続いては数あるショートカットキーの中でも特によく使うオススメのショートカットキーについて紹介していきます。
全てあげるとかなり膨大になるので、これだけ覚えていればかなり時短であるというものに絞ってお伝えしたいと思います。
Ctrl+N(New):新規メール作成
メールを作成する際、「新しいメール」をマウスでクリックしなくてもショートカットで画面が出てきます。これだけでメールを作成する際1件2〜3秒削減できます。
Ctrl+Enter:メール送信
メールを送信するとき、マウスで送信ボタンまで送らなくてもショートカットキーで送信可能です。これだけでメールを送信する際2〜3秒削減できます。
Ctrl+R / Ctrl+Shift+R(Reply):メール返信
メールを返信する際も、ショートカットキーで操作可能です。シフトをつけることで全員に返信になります。
Ctrl+F(Forward):メール転送
転送する際も、ショートカットキーで操作可能です。
Tab / Shift+Tab:入力欄の移動
Tabは右に移動するという意味があります。OutlookではTabを押すことで、宛先→CC→タイトル→本文といったようにしたに移動していきます。
シフトをつけた場合、逆に上に移動します。
これはExcelなども同様で、Tabとして意味を覚えておけば良いと思います。
Ctrl+Space:書式を統一
メールを返信したり転送してすでに書かれたものを少し編集して送信する場合、書式がバラバラになって困ってしまうことがよくあります。
その場合、書式を元に戻したい場所をドラッグしてショートカットキーを打てば初期の書式に戻ってくれます。
これは個人的には困っていたのでかなり便利でした。
Enter:メール画面に入る
私は基本的にメールの本文は見れない設定にしています。(勝手に既読にならないからこの設定はオススメです。)
その場合、ダブルクリックでメール画面を開くのではなく、Enterのみで開くことが可能です。これもマウスを使わずに時短になります。
Ctrl+1 or 2 or 3 or 4:画面を切り替える
このショートカットキーを使うと、メール画面、予定表画面、旗登録したメール画面など左下にある項目の画面に飛ぶことができます。
左から1番目、2番目、3番目、4番目ということでCtrl+左からの順番で画面切り替えが可能です。
オススメ本:「アウトルック最速仕事術」
アウトルックを効率的に使いこなしたいのであればこの本がオススメです。
今回の記事で書ききれなかった効率を上げる細かな設定まで詳しく書いてくれています。
少しずつの時間でも2週間くらいで全て実践できたので、あまり時間をかけずに学習することができ、そのリターンはかなり大きいと感じています。
アウトルックを使っているサラリーマン全員にオススメしたい一冊です。
もし興味があればぜひ見てみてください!